第 90 节
作者:双曲线      更新:2021-02-26 21:38      字数:4930
  别来建立个别的档案,一收到收据时就归档;到了申报所得税的时间,收集全部的收据就是轻而易举的事了。有些高成就者会在日程表上分配一段特定的时间,以便思考他们预备要做的事情,也就是给他们自己时间去考虑行动的方向为何,是否掉入了陷阱,进退两难。
  思考周密不一定得靠自己单打独斗。事实上,对某些活动来说,我们极力建议找一个合作者。这个同事的贡献之一就是帮助伙伴预测需要什么、什么情况下可能会错,如果做了甲而不是乙可能发生什么情况。
  (一)分门别类
  玛丽·普尔对付琐事的方式就是分门别类,她的办公桌上有成千上万的便条、信件、推销函,当记者问她如何处理,她回答:“分类。”每一张纸,普尔尽量只要处理一次就好,如果她拿起一张纸,不论是信件、便条或是报告,她就会随手把它处理好,不会什么都不做又放回去。
  普尔将文件分成三类:第一类包含需要立刻处理的项目,第二类则是不紧急但是很重要的文件,第三类则是可以在空闲时候阅读的文件。所以事实上,有些文件她还是处理了两次,一次是看它们属于哪一类,第二次则是实际处理文件的时候。不过她不会象许多人一样,将那些文件一再的拿进拿出。
  将文件分成三类似乎不是什么重要的技巧,只要一拿起信件就马上处理好也不是很特别,但是,这个观念却是建立在深厚的基本的原则上。
  凯·柯波洛维兹将文件归入6 个色彩鲜明的档案中,她的作法是:“我把所有收到的资料都分配到不同颜色的档案中。公司内部的便条、外来的信件等,都各自放在同一个颜色的档案中。不同的机构有不同的颜色档案,我们都知道那些颜色所代表的优先顺序是什么。所以,如果我的时间不够,我就直接找重要的资料的档案,就是那些‘今天必看’的资料档案。”
  凯·柯波洛维兹所用的分类方法显示他们都有一个先后顺序的系统,正如我们前面一再看到,建立优先顺序并遵循这些顺序是非常重要的。第一个塞在信箱或放在桌面上的信件杂志、便条的重要性并不相同,如果你全部一视同仁,就需要非常努力工作,但是如此一来,琐碎和重要的东西受到的注意力就变得一样了。
  三项式的分类方式还说明了你做事情必须有一定的结构,你的工作不是随心所欲、随随便便或是听天由命。只要从桌上拿起文件就立刻处理是一个很好的原则,你可以从中节省点点滴滴的时间,这是一种节约的方式。我们大多数人都会注意到浪费很多时间的事情,也就是那些全使得我们一不小心就损失一大段时间的事情;然而,生命也会因为成千上万微不足道的事情而流逝。看一封信,然后什么也不做地把它放回去,只会花几秒钟,最多大概是一分钟的时间,时间并不多。但是如果你一天重复10 次,一年下来你就花了很多时间在翻动这些文件。
  一个漏水而没被发现的水龙头会让你的水费大幅度增加,就好像水管破裂了一样,为什么?因为你会紧急修理破裂的水管,但是漏水的水龙头则是一滴又一滴,一个小时又一个小时,一个月又一个月,一年又一年地浪费了资源,而你可能完全没有发现。
  (二)协调细节
  大型的交响乐管弦乐团和谐地结合了许多的个人表演,有时候甚至多达百人。每一位音乐家以及各种的弦乐、木管、打击乐器部门都各自有不同的责任。他们可能会个人分别练习或各个部门各自练习,然而表演一开始,所有的人和部门的反应都是一致的,因为每个音乐家都有一份完整的乐谱告诉他们其他人在做什么。
  众所周知,乐谱或是计划并不会埋没演奏技巧,反而是将演奏技巧提升到更高的境界。成功地协调任何事情——从制作电影、指导冠军足球队、到指挥管弦乐团——的关键之一就是制作一份乐谱,然后,让所有参与的人知道这个乐谱。
  拍摄《奇爱医生》、《2001 年太空漫游》,以及《发条橘子》的电影制作人斯坦利·库柏利克统筹了制作影片的每一个环节,从旅行计划一直到每天拍摄的细节。就这方面来说,他和希区柯克很相象,希区柯克也会规划每一幕戏中最细微、最复杂的细节。导演们成功地统筹了影片的方法就是:在他们开拍之前,先在脑海里构想整部电影的影象,然后再将脑海中出现的影象仔细地转移到纸上,只有在紧急的状况下才允许误差存在。为了确保每个人在开镜时都准备就绪,精确的计划和管理是必要的条件。
  当然不是每一个电影制作人都象斯坦利·库柏利克或希区柯克一样注重细节,有一些很优秀的制作人和导演容许相当程度的自由,还有些人善于当场即兴发挥。但是,库柏利克和希区柯克都证明了:通过仔细的安排可以将概念近乎完整地从构想转移至影片。
  有史以来最伟大的篮球教练约翰·伍登将协调技术提升到了艺术的形式。伍登等了15 年才赢得他第一个全国大专篮球比赛的冠军,然而他在加州大学洛杉矶分校的最后12 年中就囊括了10 次冠军,这个战绩在篮球史上尚无人能及。且听听伍登怎样形容自己的训练方式吧:“每一次训练都有精确的目的,而且也有精确时间,你要从一个训练进行到下一个训练然后再下一个,中间不能中断也不能回头重复前一个训练。每一项运动就象是结构严谨的网架,架在球员预期会增加的疲劳度之上。每一天都有个别的训练计划,但是,你可以预期它的精确度而且练习会准时结束,这种确定性舒解了这1个小时45 分钟的煎熬。”
  这种注重细节的方式不仅在体育运动方面管用,在工商企业方面也一样有效。如果你负责规划特别的活动、广告宣传、促销等等工作,一份综览全局的计划尤其重要。如果参与的人数众多,工作必须分层负责时,最好准备一份包括人、事、时、方法的详细计划,以及一旦发生问题时的处理方式。
  如果你不喜欢,或是不擅长准备详细的计划,请机构中有这方面专长的人来做,或是雇用其他的人。
  第四节 不要浪费时间
  不要做自己的奴隶,不是每件事都必须做。
  如果一开始没成功,再试一次,仍不成功就该放弃;愚蠢的坚持毫无益处。
  一 不值得做的,千万别做
  编剧家尼尔·西蒙决定是否将一个构想发展为剧本前会问自己:“假如我要写这个剧本,在每一页都尽量保持故事的原则性,而且能将剧本和其中的角色发挥得淋漓尽致的话,这个剧本会有多好呢?”答案有时候是:“还不错,会是一个好剧本,但不值得花费一两年的生命。”如果是这样,西蒙就不会写。
  遗憾的是,大多数人一直要到他们的生涯走了一大段路以后,才开始问这样的问题,也许是因为年轻时并不了解计划一旦开始要花费多少时间才能完成,也不了解我们的时间其实非常有限。
  时间专家尤金·葛里斯曼的早期生涯确实也是如此:就在他当上一所大型大学院校的系主任之后,一个全国性的科学机构邀请尤金·葛里斯曼在他们的年度会议上发表论文。他以为这是有关政治方面的事,于是就答应了这个要求,并花了相当多的时间准备,但发表会的结果却令人大失所望。出席会议就是参与这个计划的那些人,总共4 个。经过这次教训,当天他便下定决心绝不再轻易答应任何事情。不久之后,同一个机构又请他将当时发表的内容写成一篇论文,刊登在他们没有人看的期刊上,他拒绝了。
  学校中有许多老师年复一年这样地发表论文、写论文,也规规矩矩地将这些活动列在他们的履历表上。有人认为,这些人至少做了点事情,总比什么都没做好。拿破仑·希尔认为,比什么都不做还糟。当他们以为他们在做一些事情时,其实他们什么也没做,还比什么都没做更惨。
  下面有4 个很好的理由说明了绝对不要做不值得做的事:
  1、不值得做的事会让你误以为自己完成了某些事情。
  就像将没人听过或读过的论文列在履历表上一样,你只是对白费力气沾沾自喜罢了。
  2、不值得做的事会消耗时间与精力
  因为用在一项活动上的资源不能再用在其他的活动上,不值得做的事所用的每一项资源都可以被用在其他有用的事情上。
  3、不值得做的事会浪费自己生命社会学家韦伯说,一项活动的单纯规律性会逐渐演变为必然性。一段时间之后,人们会说:“我们不应该让它消失,我们已经做这么久了。”许多机构、刊物或活动根本就不该存在,其仍能持续存在的原因只是大家已经习惯,有了认同感,如果让他们消失的话,会有罪恶感。”
  4、不值得做的事会生生不息
  做了不值得做的事之后,就需要组织一个委员会来监督,最后,还需要小组委员会、管理人员、手册、指导原则,甚至每年开设训练营学习如何将不值得做的事做得更好。有一天,某个富人过世后,还会留下一笔钱捐赠给大学教授,来做这个不值得做的事,其前景无限光明而且令人惊讶。
  你也许毫无选择余地,因为你既无权也无势,但是只要你有选择的机会,运用尼尔·西蒙的试纸测验,问问自己:“如果我将这个构想的潜能发展到极限,是不是真的值得呢?”答案如果是“不”的话,千万别去做。
  二 不要轻言放弃
  如果你参观过开罗博物馆,你会看到从图坦·卡蒙法老王墓挖出的宝藏,令人目不暇接。庞大建筑物的第二层楼大部分放的都是灿烂夺目的宝藏:黄金、珍贵的珠宝、饰品、大理石容器、战车、象牙与黄金棺木,巧夺天工的工艺至今仍无人能及。如果不是霍华德·卡特决定再多挖一天,这些不可思议的宝藏也许仍在地下不见天日。
  1922 年的冬天,卡特几乎放弃了可以找到年轻法老王坟墓的希望,他的赞助者即将取消赞助。卡特在自传中写道:
  这将是我们待在山谷中的最后一季,我们已经挖掘了整整六季了,春去秋来毫无所获。我们一鼓作气工作了好几个月却没有发现什么,只有挖掘者才能体会这种彻底的绝望感;我们几乎已经认定自己被打败了,正准备离开山谷到别的地方去碰碰运气。然而,要不是我们最后垂死的一锤努力,我们永远也不会发现这远超出我们梦想所及的宝藏。”
  霍华德·卡特最后垂死的努力成了全世界的头条新闻,他发现了近代唯一一个完整出土的法老王坟墓。
  最浪费时间的一件事就是太早放弃。人们经常在做了90%的工作后,放弃了最后可以让他们成功的10%。这不但输掉了开始的投资,更丧失了经由最后的努力而发现宝藏的喜悦。很多时候,人们会开始一个新工作,学习新的技艺,然后就在成果出现之前失望地放弃。通常,任何新工作都有一段你懂得比周围人少的困难阶段。刚开始每件事情都要挣扎,但是过了一段时间,最初有压力的工作就会变得轻而易举了。你可能记得尝试学另一种语言的情况。如果你学了几个月就放弃,你学的多半远不够让你运用自如;但只要再多过几个月或几年,你也许就可以开口谈话、看书、看报纸了。
  人们一生中的许多时间,常在跨过乏味与喜悦、挣扎与成功的重要关卡之前就放弃了。查尔斯·舒尔茨告诉拿破仑·希尔,他不是一夜成名的人。
  即使在他出版了有名的《花生米》漫画之后,“《花生米》不是立刻就造成轰动,那是一段漫长艰辛的过程。大概过了4 年之久,史努比(漫画中的主人公)才受到全国的瞩目,而真正建立地位则花了长达10 年的时间。”
  三 适时知难而退
  拿破仑·希尔认为,如果一开始没成功,再试一次,仍不成功就该放弃;
  愚蠢的坚持毫无益处。
  诺贝尔奖得主莱纳斯·波林说:“一个好的研究者知道应该发挥哪些构想,而哪些构想应该丢弃,否则,会浪费很多时间在差劲的构想上。”你迟早都会发现自己处于一种需要知难而退的情况下,你所走的研究路线也许只是条死胡同,是否应该再多做一次实验呢?你已经投注了大量的时间与精力在一个交易或关系上,尽管尽了最大的努力,情况还是愈来愈糟。你已经尝试过了,但