第 13 节
作者:莫莫言      更新:2021-02-20 19:14      字数:5088
  四、重人性:个人管理的重点在人,不在事。行事固然要讲求效率,但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率,迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行,并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。
  五、能变通:管理方法应为人所用,不可一成不变,视个人作风与需要而调整。
  六、携带方便:管理工具必须便于携带,随时可供参考修正。
  根据实际经验,我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实,许多优秀的第三代管理工具,也值得采用,只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说明如何以原则为重心,建立起充分掌握重点的一周行事历。
  个人管理四步骤
  有效的个人管理可分为四个步骤:
  ●确定角色——首先,写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题,就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外,父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的,都可以纳入其中。
  不必想得太严肃,仿佛立下终身职志,只须考虑未来一周中应该扮演的角色即可。
  请看以下两例,是一般人如何看待他们所扮演的各种角色:
  一、个人
  二、丈夫/父亲
  三、新产品经理
  四、研究经理
  五、人事经理
  六、行政经理
  七、公司董事长
  一、个人发展
  二、妻子
  三、母亲
  四、房地产推销员
  五、主日学老师
  六、交响乐团董事
  ●选择目标——其次,为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果,列入目标栏中(请看表五…2)。
  这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联,至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言,也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中,务必有一些真正重要但不急迫之事。
  ●安排进度——现在,根据上面所列目标,安排未来7天的行程。比方说,目标之一是完成个人使命宣言初稿,那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天),正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。
  再比方,锻炼身体是你的目标,那么不妨安排3至4天,每天运动1小时。
  有些目标可能必须在办公时间完成,有些得在全家共聚一堂时实现。
  每个目标都可当做某一天的第一要务,更理想的是当做特殊的约会,全力以赴。对本年度或1个月内已定的约会则一一检讨,凡是符合个人目标的加以保留,否则便取消或更改时间。
  在表五…2中,一共有19个目标,大致都很重要,分别安排在7天内。左下角的方格是“精益求精”栏,提醒你定期就身体、心智、精神、社会情感四个层面,来检讨追求人生目标后的情况。详情请参阅第十章。
  经过一番规划,这张“一周行事历”中,居然还留有不少空白。足以应付突发事件,调整工作日程,建立人际关系,或偷得浮生半日闲。由于一切都在个人掌握之中,便无须瞻前顾后。
  ●逐日调整——每天早晨依据行事历,安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事,在此可以派上用场,使事情井然有序,不致因小失大。
  从以上的实例,你是否已心领神会这种做法的可贵之处?依据我个人的心得,以及许多人受益的情形,我深信这种做法确实不同凡响。
  执行程序
  第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后,计算机必须加以执行。
  顺从别人的意愿,完成他人眼中的要务,或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动,岂不轻松愉快?至于执行自己依理性原则设计出的程序,则或多或少考验着自制力,此时就得靠诚心正意的修养功夫,坚定意志。
  俗语说:“天有不测风云,人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历,必要时仍须有所更动。只要把握原则,任何调整都心安理得。
  我有个儿子,一度对追求效率十分着迷,每天的行程都安排得相当紧凑。到后来,日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利,他依计划洗车、借书……但到了“与女友分手”这一项,事先的计划完全打破。
  原本他只安排了10至15分钟打电话,向女友解释一切。没想到,解释了1个半小时,还难以收场,因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明,对人不可讲效率,对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。
  为人父母者,尤其是母亲,常耗费所有的时间照顾小孩,以致一事无成,备感挫折。但挫折多来自有所期望,而这期望反映的却是社会价值观,不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感,可以依靠习惯二——以终为始。
  第四代个人管理理论的特点,在于承认人比事更重要。而芸芸众生中,首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是:强调以原则为重心,以良知为导向,针对个人独有的使命,帮助个人平衡发展生活中的不同角色,并且全盘规划日常生活。
  第二部分 个人的成功:从依赖倒独立第五章 习惯三:要事第一(下)
  高效能的秘诀——授权
  授权是提高效能或效能的秘诀之一,可惜一般人多吝于授权,总觉得不如靠自己更省时省事。
  其实把责任分配给其他成熟老练的员工,才有余力从事更高层次的活动。因此,授权
  代表成长,不但是个人,也是团体的成长。已故名企业家潘尼(J。C。Penney)曾表示,他这一生中最明智的决定就是“放手”。在发现独立难撑大局之后,他毅然决然放手让别人去做,结果造就了无数商店、个人的成长与发展。
  由此可见,授权也与公众的成功有关,这一点留待第六章加以讨论。此处专论授权与个人管理技巧的关系。
  授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。事必躬亲者凡事不假外求。不放心子女、宁可自己洗碗的父母,自绘蓝图的建筑师或自己打字的秘书,都属于这一类。
  反之,管理者注重建立制度,然后汇集群力共同完成工作。比如分派子女洗碗的父母,领导一群设计人员的建筑师,或监督其他秘书与行政人员的执行秘书。
  假定事必躬亲者花1小时可产生1单位的成果(如图5…7),那么管理者经由有效的授权,每投入1小时便可产生10倍、50倍,甚至100倍的成果,其中诀窍不过是将杠杆支点向右移而已(如图5…8)。
  两种类型的授权
  授权依型态可分为两种,一是“下达指令”型,一是“充分信任”型。
  下达指令
  放不开手的管理者坚持一人独挑大梁,属下惟命是从,意即不做任何决策、不负任何责任。
  有一次,我们全家去滑水。擅长滑水的儿子由我驾船拖着滑行,我的妻子负责拍下他的精采动作。起先我叮咛她慎选镜头,因底片所剩不多。后来发现她对相机性能不熟,就频频面授机宜:要等太阳落在船的前方,且儿子表现美妙动作时再按快门。
  可是愈担心底片不够或妻子技术欠佳,我愈无法放手让她拍。到最后,演变成我下口令,妻子才按快门。
  这就是下达指令型的授权,必须亦步亦趋地监督。这种方式常被采用,但成效如何呢?有多少人能够如此事无巨细地管理属下呢?
  充分信任
  充分信任型的授权,才是有效的管理之道。这种方式注重的是结果,不是过程。获授权者可自行决定如何完成任务,并对结果负责。起初,也许会比较费时,但绝对值得。
  充分信任型授权必须双方对以下事项,有足够的默契与共识:
  ●预期的成果:管理与被管理的一方须对预期的结果与时限进行沟通,宁可多花时间讨论,确定彼此认知无误。讨论重点在成果,不在手段。
  ●应遵守的规范:授权有一定的限度,所以必须加以规范,但切忌太多,约束太多。
  然而也不可过度放任,以致违背了原则。对可能出现的难题与障碍,应事先告知对方,避免无谓的摸索。
  ●可用的资源:双方确定可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。
  ●责任的归属:约定考评的标准及次数。
  ●明确的奖惩:依据考评结果订定赏罚,包括金钱报酬、精神奖励与职务调整等等。
  仍以我家为例来说明。有一年,我们开家庭会议,讨论共同的生活目标以及工作分配。会议结果不问可知,因为孩子还小,我与妻子分担了大部分工作。当时年仅7岁的史蒂芬已相当懂事,自愿负责照顾庭院,于是我认真指导他如何做个好园丁。
  我指着邻居的院子对他说:“这就是我们希望的院子——绿油油而又整洁。除了上油漆以外,你可以自己想办法使院中充满绿意,用水桶、水管或喷壶浇水都行。”
  又为了把我所期望的整洁程度具体化,我俩当场清理了半边的院子,好给他留下深刻的印象。
  经过两星期的训练,史蒂芬终于完全接下了这个任务。我们协议一切由他作主,我只在有空时从旁协助。此外,每周两次,他必须带我巡视整个院子,说明工作成果,并自行判断表现成绩。
  当时并未谈到零用钱的问题,不过我很乐意付这笔钱。我想,7岁大的孩子应该已有责任感,足以负担这个任务。
  那一天是星期六,一连过了3天,史蒂芬毫无动静。星期六才做的决定,我不奢望他立即行动,星期天也不是工作日,可是星期一他依然故我。到星期二,我已经有些按捺不住。不幸的是,下班之后,院内脏乱依旧,史蒂芬却在对街的公园里嬉戏。
  我感到极度失望,忍不住想要唤他过来整理院子。这么做可收立竿见影之效,却会给孩子推卸责任的借口。于是我勉为其难忍耐到晚餐用毕,才对他说:“照前几天的约定,你现在带我到院子里,看看工作成绩,好不好?”
  才出门他就低下头,过不多久更抽噎地哭起来。
  “爸,这好难哟!”
  很难?我心里想:你根本什么都没做。不过我也明白,难的是自动自发,于是我说:“需不需要我帮忙呢?”
  “你肯吗?爸!”
  “我答应过什么?”
  “你说有空的时候会帮我。”
  “现在我就有空。”
  他跑进屋去拿来两个大袋子,一人一个,然后指着一堆垃圾说:“请把那些捡起来好不好?”
  我乐于从命,因为他已开始负起照顾这片园地的责任。
  那年暑假我总共又帮了两、三次忙,之后他就完全独立作业,悉心照顾一切。甚至哥哥姐姐乱丢纸屑,立刻就会受到指责。他做得比我还好。
  信任可以激发最强烈的动机,使人全力以赴,但需要时间与耐心。惟有经过相当的训练与陶冶,才能培养足够的能力,不致有辱使命。
  我相信,善于授权可以收事半功倍之效,且对双方都有益处。不过授权者必须真心诚意以管理为出发点,而不是只求效果。比方整理房间,做父母的自然是得心应手。但为了训练子女,就得耐住性子,给他们时间,放手让他们去做,父母只能从旁指导。纵使一时浪费时间,将来却能省掉不少麻烦,这种投资绝对值。至于获授权的人,既拥有自主权,也就无从推委,惟有竭力达成目标,不负所托。
  授权的大原则不变,权限却因人而异。对不够成熟的人,目标不必订得太高,指示要详尽,并且充分提供资源;监督考核则较频繁,奖惩也更直接。对成熟的人,可分配挑战性高的任务,精简指示,减少监督考核的次数,考评标准则较为抽象。
  成功的授权是有效管理的表征,重要性可想而知。在附录二